Natalia Grygny: KBF – niegdyś Krakowskie Biuro Festiwalowe, teraz KBF: Kultura, Biznes, Festiwale. Czym instytucja była kiedyś, czym jest teraz?

Izabela Błaszczyk, dyrektorka KBF: Kiedyś ta instytucja zajmowała się tylko organizacją projektów kulturalnych w Krakowie. Teraz to już instytucja organizująca duże festiwale, takie jak m.in. Festiwal Muzyki Filmowej w Krakowie, Sacrum Profanum, Misteria Paschalia czy Festiwal Miłosza i Conrada, jak i Wianki – Święto Muzyki czy Sylwester. Zgodnie z moją wizją, KBF tworzy produkty kulturalne, ale i pełni rolę platformy dla innych instytucji. Nie jesteśmy i nigdy nie byliśmy artystyczną instytucją. Cieszy mnie, że mamy premierowe pokazy na naszych festiwalach, ale nie jesteśmy takim miejscem jak Teatr Łaźnia Nowa czy Capella Cracoviensis.

Jesteśmy platformą do współpracy, sieciowania i partnerstw, bo uważam, że poszczególne instytucje nie są w stanie działać na tyle skutecznie w pojedynkę. Uważam, że tylko współpraca może spowodować, że branża kulturalna będzie się w Krakowie rozwijać. Osobiście mogę powiedzieć, że artystką nie jestem, a menadżerką. Moim zdaniem funkcje dyrektorów instytucji powinni pełnić menadżerowie mający pod sobą dyrektora artystycznego czy programowego. Menadżer daje im wolną rękę w realizowaniu ich wizji. Wówczas dyrektor artystyczny nie musi się zastanawiać nad procedurami czy zamówieniami publicznymi, bo od tego ma menadżera. Oczywiście nie w każdej instytucji tak jest, ale moim zdaniem taki podział obowiązków jest po prostu wygodny. I można działać efektywnie.

KBF od lat organizuje sporo festiwali. Jak wygląda machina organizacyjna związana z niektórymi wydarzeniami?

Aby organizować tak wiele wydarzeń, musimy mieć odpowiednie ku temu zasoby – ludzkie, finansowe i infrastrukturalne. Dlatego wprowadziłam w KBF zarządzanie projektowe. Brzmi trochę korporacyjnie, ale tylko takie zarządzanie moim zdaniem jest tu odpowiednie. Teraz KBF to nie tylko festiwale, ale i programy, takie jak Regionalny Fundusz Filmowy (realizowany przez zarządzaną przez nas Krakow Film Commission), Kraków Miasto Literatury UNESCO czy Kraków Culture. Pamiętam czasy, gdy zajmowaliśmy się kilkoma projektami, a w ostatnich latach przyjmowałam przedstawicieli różnych miast, np. z Poznania, Katowic czy Wrocławia, którzy szukali porady, jak stworzyć takie biuro. Teraz stoję przed znakiem zapytania, w którą stronę pójść ze względu na trudną sytuację na rynku pracy. Mimo tego rozwijamy się cały czas, bo chyba wszyscy chcemy już na dobre wrócić na spektakle i koncerty w rzeczywistości.

Skoro już przy pandemii jesteśmy. Jak cała sytuacja przedefiniowała myślenie o organizacji wydarzeń?

Gdy pojawiła się informacja o zamknięciu i konieczności odwołania imprez, jedna z pierwszych myśli w mojej głowie dotyczyła kwestii umów. Jeśli ma się podpisane umowy na wszystkie festiwale, to trzeba je zrealizować, zapłacić artystom i osobom pracującym przy produkcji. A jeśli festiwal się nie odbywa, nie możemy zapłacić, bo to pieniądze publiczne. Festiwal to nie tylko określona data, bo jest organizowany przez cały rok i umowy podpisuje się o wiele wcześniej. W czasie pandemii nieraz zastanawialiśmy się, czy będziemy festiwal przenosić, czy odwoływać. A to nie było łatwe ze względu na skoordynowanie dostępności artystów z różnych części świata w konkretnym terminie. Pojawiały się setki pytań. Ustalenie innego terminu? To tak naprawdę robienie festiwalu od nowa. Robić festiwal online czy nagrać i udostępnić poszczególne wydarzenia? Czy to nie będzie strata dla festiwalu?

Do tego wszystkiego doszła karuzela z obostrzeniami.

Tak, przez cały czas nie wiedzieliśmy, czy będziemy mogli coś zorganizować w pełnym tego słowa znaczeniu. Czasami można było działać bez publiczności, później znowu następowały zmiany i obowiązywały limity na widowni. Otwieranie, zamykanie, luzowanie… Staraliśmy się robić wszystko, by strata dla danego wydarzenia była jak najmniejsza. Kluczowe było również to, aby artyści, publiczność i osoby pracujące przy organizacji wydarzenia były bezpieczne. Możemy robić świetny festiwal, ale jeśli nie zadbamy o bezpieczeństwo, to nie ma sensu. Ilość pracy, jaką włożyliśmy wszyscy w organizację wydarzeń w tym trudnym czasie, jest dla mnie nie do opisania. Tym bardziej, że wszyscy niemal pracownicy pracowali ze swoich domów.

Pierwsze informacje o pandemii wzbudziły we mnie – chyba jak we wszystkich – ogromny niepokój. Byłam spanikowana, bałam się, co będzie dalej i czy utrzymamy dotychczasowe zatrudnienie w KBF. Kluczowe było zabezpieczenie pensji pracowników. Przecież każdy z nas ma kredyty, rodzinę… Oczywiście, można mówić, że pracujemy dla idei, ale każdy z nas ma zobowiązania. Dlatego tych decyzji dotyczących zarządzania zmianą i w kryzysie musiałam podjąć naprawdę dużo. Zwłaszcza, że pracownicy obawiali się o swoje zdrowie i o utratę pracy.

A życie kulturalne przeniosło się do sieci.

Początkiem kwietnia 2020 roku uruchomiliśmy platformę PLAY KRAKÓW. To był dobry moment na jej uruchomienie, ponieważ w tamtym czasie sfera wirtualna była jedynym miejscem, w którym można było wziąć udział w wydarzeniach kulturalnych. KBF już wcześniej rejestrował organizowane wydarzenia, więc nie było problemu z tym, co na tej platformie umieścić. Musieliśmy tylko uregulować kwestie praw autorskich.

Chcę zaznaczyć, że nie jest to platforma pandemiczna, która ma pomóc przetrwać kulturze. To takie narzędzie wspomagające, które nie zastąpi uczestnictwa na żywo w koncercie czy spektaklu. Platforma daje możliwość dotarcia do większej liczby odbiorców. Tutaj za przykład podam ubiegłoroczny festiwal Boska Komedia. Jeden ze spektakli zgromadził ponad 6 tys. widzów! Na żywo nie byłoby to raczej możliwe.

Pandemia odcisnęła piętno na wszystkich branżach. W ubiegłym roku doskonale było to widać chociażby w Krakowie. Turystyka, gastronomia, hotelarstwo czy kultura – sytuacja covidowa pokazała, jak to wszystko jest ze sobą powiązane.

Pamiętam ten moment, gdy w zasadzie z dnia na dzień zamknęliśmy Centrum Kongresowe ICE Kraków. Miejsce, które do lockdownu tętniło życiem przez cały czas. Tutaj wbrew pozorom nie było podziału na dzień i noc. W czasie dnia działy się konferencje, koncerty i festiwale, a nocą montaże, demontaże, sprzątanie obiektu. Pracownicy techniczni zdawali sobie sprawę, że nie mają co robić. Zero kongresów, konferencji, festiwali, koncertów. Wszystko odwołane albo przeniesione na inny termin. Nie zapomnę momentu, w którym zadzwonili do mnie i zapytali wprost: czy zostaną zwolnieni. Zaznaczyli, że mogą robić cokolwiek, ale chcą pracować tu, w KBF. Przyznam, że ich oddanie było dla mnie naprawdę budujące. Szybka decyzja: trzeba maksymalnie zejść z kosztów utrzymania ICE Kraków.

W momencie, w którym obiekt przestał na siebie zarabiać.

Nie ma co ukrywać: jego utrzymanie kosztuje. A nie mogliśmy wyłączyć wszystkich systemów, ponieważ wtedy budynek zacząłby niszczeć. Zrezygnowaliśmy z wieczornego oświetlania ICE Kraków, żeby nie generować niepotrzebnych kosztów. To samo dotyczy wnętrz budynku – oświetlenie jest w miejscach, w których to konieczne. Nawet teraz, gdy częściowo wróciliśmy do organizacji wydarzeń.

Jaki jest miesięczny koszt utrzymania Ice Kraków, gdy centrum normalnie funkcjonuje?

Gdy budynek pracuje pełną parą, miesięczny koszt utrzymania to 1 mln 200 tys. zł. Wtedy trwają kongresy, festiwale i inne wydarzenia. W związku z ich organizacją wszystkie systemy są włączone, do tego dochodzi ochrona i działająca kuchnia. W czasie pandemii udało nam się obniżyć koszt funkcjonowania budynku do 700 - 800 tys. zł. Z tą tylko różnicą, że wcześniej budynek sam na siebie zarabiał. Zamknęliśmy ostatni rok na dużym minusie. Staramy się nadrabiać straty, ale musze przyznać, że i tak nie jest różowo. Organizatorzy podchodzą teraz do wydarzeń z rezerwą – nikt z nas nie jest w stanie przewidzieć, jak sprzedadzą się bilety i czy nagle nie pojawią się kolejne obostrzenia.

Podejście do zakupu biletów na pewno uległo zmianie. Efekt pandemii.

Dynamika sprzedaży uległa ogromnej zmianie. Kiedyś bilety sprzedawaliśmy, gdy tylko ogłosiliśmy festiwal. Teraz publiczność kupuje bilety na dwa tygodnie albo kilka dni przed koncertem czy innym wydarzeniem. Powodem jest niepewność co do obostrzeń, odwołania lub przesunięcia terminu imprezy, ale pewnie i kwestia, że możemy zachorować. Dlatego sama nie dziwię się organizatorom, że czasami z podpisaniem umowy czekają do ostatniego możliwego momentu. KBF zakupi wkrótce sprzęt do obsługi hybrydowej, aby mieć ofertę dla organizatorów kongresów i konferencji. Kończymy właśnie przetarg na wyposażenie studia hybrydowego. Branża spotkań zacznie wracać do stanu sprzed pandemii w 2023 roku.

Pytanie tylko, czy powróci forma „na żywo”, czy też będzie nadal obecny tryb hybrydowy.

Jestem pewna, że organizatorzy kongresów będą się zastanawiać nad formą hybrydową. Nic nie zastąpi spotkania na żywo, ale takie spotkania to ogromne koszty. Kolejne pytanie dotyczy tego, czy znajdą się sponsorzy. Przyczyna jest prosta: wiele firm nie chce się identyfikować z wydarzeniem, które może stać się źródłem zakażeń, chociaż to siła wyższa. Dodatkowo inwestycja w sponsoring jest niepewna, bo wydarzenie może przecież być odwołane. Na szczęście my uczymy się z tym radzić.

Rok pandemiczny 2020 KBF zakończył na minusie, pandemia trwa. Czy instytucji udało się chociaż trochę podnieść finansowo w ostatnich miesiącach?

KBF jest w trudnej sytuacji. Myślę, że gdybyśmy nie byli instytucją publiczną, to zbankrutowalibyśmy. Nie da się utrzymać takiej instytucji i obiektu, jakim jest ICE Kraków, bez poduszki finansowej. Nie mogliśmy otrzymać pomocy z tarczy rządowej, ponieważ nie jesteśmy instytucją artystyczną. Dlatego z żadnej tarczy nie uzyskaliśmy środków na utrzymanie pracowników. Na szczęście otrzymaliśmy środki na poszczególne projekty, zarówno z budżetu miasta, jak i z innych źródeł – Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa albo Unii Europejskiej na m.in. festiwal Misteria Paschalia i Wianki – Święto Muzyki. Jeśli chodzi o 2021 rok, to wbrew pozorom uważam, że jest gorzej. Mamy dużo więcej kosztów, które przyszły wraz z pandemią. Musieliśmy zmienić organizację imprez, mamy mniejszą publiczność, sprzedajemy mniej biletów. Zmniejszyłam budżety poszczególnych wydarzeń, odeszło dużo sponsorów. Różowo nie jest, chociaż jest 2021 rok. Rok temu byli sponsorzy i byli na tyle lojalni, że pieniądze zostawiali, a my zmienialiśmy im oferty.

Liczę, że w 2022 roku będzie już lepiej, bo będziemy mogli sprzedawać imprezy, inaczej będą też wyglądać oferty dla sponsorów, a ICE Kraków zacznie powoli zarabiać. Gdy dwa lata temu byłam pytana o utrzymanie i liczbę wydarzeń w Centrum Kongresowym, ze spokojem odpowiadałam, że mamy obłożenie do 2025 roku. A teraz, ze względu na pandemię, sytuacja diametralnie się zmieniła i mamy naprawdę dużo wolnych terminów. Nie załamuję się, szukam różnych rozwiązań i partnerstw. Trzeba współpracować, dzięki czemu budżet jest partycypacyjny, projekty jeszcze bardziej usieciowione i można zrobić coś naprawdę wartościowego.

I chociaż plany na przyszłość są, to jeszcze przez jakiś czas ich realizację może dyktować pandemia.

Na pewno tak, ale nauczyliśmy się żyć w czasie pandemii i zarządzać w nowy sposób instytucją. Będziemy mogli wdrażać różne rozwiązania wypracowane w ostatnich miesiącach. Do wszystkiego będziemy podchodzić roztropnie, bez strachu i paniki. Mogę powiedzieć tak: dobrze, jeśli instytucja ma lidera, dzięki któremu pracownicy mają poczucie bezpieczeństwa. Mam nadzieję, że tak było i jest w moim przypadku.